9 янв. 2009 г.

GnuCash: программа учета финансов

В прошлом году, после неудачной попытки подружиться с KDE 4, я переключилась на GNOME. Это не было легким решением, многие приложения в KDE мне нравились, но единственное, от чего я на самом деле не смогла отказаться, это была домашняя бухгалтерия KMyMoney. Я решила, что доведу бухгалтерию до конца года и тогда переключусь на что-то родное среде GNOME. С первого января нового года я использую GnuCash для учета наших заработков и трат.

Лирическое отступление

Прежде чем поделиться первыми впечатлениями от работы с GnuCash, я хочу немного порассуждать о том, почему все понимают, что вести домашнюю бухгалтерию нужно и полезно, но мало кто этим занимается в действительности. Обычная отговорка: “Я как-то начинал(a) собирать чеки, записывать свои доходы и расходы, но потом стал(а) забывать про них, мне надоело, и затея поихоньку сошла на нет.” Конечно, лень-матушка раньше нас всех родилась, но списывать все на нее я бы не спешила. Как правило, лень - это не причина, а следствие. Возможно, вы не считаете результат достойным тех усилий, которые нужно приложить для его достижения. Зачем напрягаться, если и так понятно, сколько ты зарабатываешь, и сколько тратишь? Напрягаться имеет смысл уже хотя бы потому, что домашняя бухгалтерия позволит вам точно знать, сколько нужно зарабатывать, чтобы жить комфортно. У вас всегда будет на готове ответ на любимый вопрос работодателей “Какую зарплату Вы хотите получать?” А может быть, вы в глубине души опасаетесь, что информация об истинном положении дел станет источником постоянного стресса? Если так, то могу вас успокоить: уже через месяц-другой ведения персональной бухгалтерии мозги начинают работать в правильном ключе и находить решения финансовым проблем.

Мне кажется, что одна из наиболее вероятных причин, почему люди бросают вести учет своих денег, это неправльно выбранные инструменты. Домашняя бухгалтерия не должна отнимать много сил и времени. Когда-то давно я пробовала записывать свои расходы в MS Excel, моего терпения хватило на две недели. В KMyMoney я проработала несколько лет. Заносить данные в программку просто стало моей хорошей привычкой, для этого не понадобилось ни особенной пунктуальности, ни самоорганизованности, ни героических усилий воли. Просто программа была достаточно удобной для того, чтобы выполнять с ее помощью определенную работу.

Идеология GnuCash

В GnuCash существует пять типов счетов:

  • активы (банковские счета, наличные и т.д.),
  • долги (например, банковские кредиты),
  • доходы (зарплата, проценты, начисляемые на банковский вклад ),
  • расходы (все, на что вы тратите деньги, от автомобилей до продуктов)
  • собственные средства, то есть та сумма, которой вы владеете на данный момент

Соотношение типов счетов таково: активы - долги = собственные средства + (доходы-расходы).

Базовый принцип учета в GnuCash «двойная запись» можно кратко cформулировать так: когда в одном месте средства убывают, в другом они прибывают. Например, если, после посещения супермаркета, в активе «наличка в кошельке» убавились деньги, значит, сумма на счете «расходы» увеличилась.

Все это может показаться сложным, но когда начинаешь заполнять счета реальными данными, все проясняется. Вот пример того, как одна и та же операция —покупка продуктов - отражается на двух счетах одновременно:

На счете «Расходы»:

На счете «Наличные»:

Двойная запись нужна для того, чтобы легко контролировать правильность ведения учёта: если баланс не сходится, то где-то есть ошибка, которую надо найти и исправить.

Возможности GnuCash

  • Разделение одной транзакции на части. Это удобно, когда нужно, например, разнести расходы в разные категории («квартплата — электроэнергия» и «квартплата - газ»)
  • Работа с разными валютами; автоматическое обновление курса валют
  • Импорт/экспорт данных в формате QIF и QFX
  • Планирование транзакций
  • Помощник планирования кредитных и ипотечных выплат
  • Генерирование более 30 разных отчетов, с графиками, диаграммами, пирогами и так далее; отчеты можно экспортировать в HTML
  • Локализация на 12 языках, включая русский
  • Для бизнес-нужд предусмотрены инструменты работы с акциями, мониторинг работы с поставщиками и клиентами, планирование оплаты счетов и т.д.

Среди прочих возможностей, GnuCash упоминает online banking, однако я пока не встречала у нас банков, которые поддерживали бы стандарты, используемые в GnuCash.

Сложности миграции

Хотя возможность перенести данные из одной бухгалтерской программы в другую через транспортный формат QIF существует, на практике миграция из kMyMoney в GnuCash мне не удалась. При импорте QIF файла появилось сообщение, что импортер не поддерживает работу с мультивалютными данными, поэтому все операции будут отражены в какой-либо одной валюте. В итоге один рубль у меня оказался равным одному евро и одному доллару, что внесло полную сумятицу в общую картину. От идеи перенести в GnuCash бухгалтерию за предыдущие несколько лет пришлось отказаться, хотя во всем остальном импорт прошел очень хорошо - автоматически образовались нужные счета, транзакции перенеслись в нужные категории.

Личные впечатления

За праздничную первую неделю года данных в моей бухгалтерии накопилось совсем немного, но я успела оценить удобство двойной записи. GnuCash наглядно представляет информацию и легко адаптируется под нужды пользователя. Возможностей в программе больше, чем мне нужно на данный момент, но это не страшно. GnuCash базируется на профессиональных стандартах бухгалтерского учета, то есть освоив азы работы с финансами на домохозяйском уровне, я легко смогу в будущем, когда возникнет необходимость, задействовать другие, более продвинутые опции.

Полезные советы

Берите чеки в магазинах. Во-первых, это позволяет вспомнить, на что были потрачены деньги. Во-вторых, если товар оказался некачественным, чек поможет вам отстоять свои права. Когда я начала собирать чеки, некоторые продавцы посчитали мои действия проявлением недоверия. Я объяснила им, что веду домашнюю бухгалтерию, и они отнеслись к этому с пониманием.

Заведите дома специальное место, куда можно складывать чеки. Каждый день работать с бухгалтерией могут либо профессионалы, либо зануды. Если вы не относитесь ни к той, ни к другой категории, просто складывайте чеки в одном месте и вбивайте их хотя бы раз в два-три дня. У меня держателем чеков служит веселая коровка — клип.

GnuCash предлагает стандартный набор счетов/категорий, но советует не пользоваться шаблонными заготовками, а придумать свои названия. Совет разумный, однако, прежде чем удалять шаблоны, посмотрите на них внимательно. Возможно, с их помощью вы сможете лучше понять принцип работы программы и почерпнете несколько хороших идей, как организовать свой учет.

Процветания и успехов вам в Новом Году!